3 belangrijkste succesfactoren van een project

Projectsucces

Succes is het allerbelangrijkste dat je een project kunt wensen. Het succes van een project kun je op verschillende manieren definiëren. Uiteindelijk is de business die bepaalt of een project succesvol is geweest. Dat is over het algemeen wanneer het project aan de verwachtingen van de business voldoet. Dat is bijvoorbeeld:

  • Wanneer de businessdoelen binnen de gestelde kaders van het project worden behaald, of:
  • Wanneer op tijd wordt besloten om een andere koers te varen of het project te stoppen als de bijdrage aan de businessdoelen onvoldoende blijkt.

Het is van tevoren niet vast te stellen of een project per definitie slaagt. Een project is een tijdelijke organisatie die een verandering wil bewerkstelligen; een verandering implementeren impliceert iets nieuws, iets waar nog geen ervaring mee is. Dat brengt risico’s met zich mee. Dat is helemaal niet erg als deze risico’s tijdig worden gezien en gemanaged.

Uit ervaring weet ik dat je de kans op succes van een project kunt verhogen; dat is wanneer:

  1. Het project goed wordt voorbereid en geïnitieerd.
  2. Het project goed wordt uitgevoerd.
  3. Het project goed wordt afgerond en opgeleverd.

Een goede projectmanager, speelt hierin de sleutelrol.

1. Voorbereiding

Bij een goede voorbereiding en initiatie van een project speelt de business case de belangrijkste rol. Vaak zien mensen een business case (onterecht!) als een ‘document’ dat je moet opstellen. Eigenlijk is de business case een instrument en als je het goed gebruikt kun je daarmee een aantal onderwerpen goed voorbereiden:

  • Legitimatie: Waarom doe je het project? Wie wil de verandering (en wie niet)? Welk probleem wil je eigenlijk oplossen? Welk businessdoelen wil je ermee behalen?
  • Oplossingsrichting: Hoe ziet een oplossingsrichting (ongeveer) eruit? Welke scenario’s zijn er en welke overwegingen gelden er? Wat is de scope van de oplossing? Wie beoordeelt de resultaten van het project en wanneer zijn deze goed?
  • Randvoorwaarden: Welke voorwaarden moeten worden geregeld om het project goed te kunnen starten (en uitvoeren)? Hoeveel geld is nodig? Wie betaalt het? Hoe (ongeveer) wordt het uitgevoerd? Met welk team?
  • Overdracht naar de organisatie: Wie krijgt de geïmplementeerde oplossing in beheer? Wil hij dat? Wat zijn de consequenties voor hem (geld/organisatorisch/…)?

Wanneer scherp (en objectief) wordt nagedacht in de bovenstaande vraagstukken, verhoog je de kans van slagen van het project. Je zult ook zien dat veel projecten al in dit stadium als ‘onhaalbaar’ worden gemarkeerd en helemaal niet worden opgestart. Dat is beter, want het achteraf opruimen van een mislukt project is veel pijnlijker dan een onhaalbaar project überhaupt niet starten.

2. Uitvoering

De factoren die tijdens de uitvoering het succes van het project kunnen beïnvloeden, zijn:

  • Team: Hebben wij alle nodige competenties bij elkaar om het doel te bereiken? Hebben wij een geschikte projectleider? Wordt voor de sfeer in het team gezorgd?
  • Bestuur: Is het bestuur (stuurgroep/product owner) voldoende gemandateerd om het project te kunnen besturen? Zijn de opdrachtgever, senior user en senior supplier gecommitteerd?
  • Methodiek en tools: Welke methodes en tools worden toegepast? Passen deze in de organisatie? Wordt voor goede aansluiting gezorgd met het projectenportfolio?
  • Gebruikers: Is de gebruikersorganisatie gecommitteerd en betrokken bij de uitvoering en heeft zij genoeg mandaat?
  • Omgevingsmanagement: Wordt het belang en de betrokkenheid van alle key-spelers goed gemanaged? Wordt de communicatie op een gestructureerde wijze uitgevoerd? Is er voldoende aandacht voor zowel mede- als eventuele tegenstanders?
  • Risicomanagement: Worden de risico’s actief gesignaleerd en gemanaged? Nemen de risico-eigenaren hun rol?

De projectmanager en de opdrachtgever zijn bij de bovengenoemde uitdagingen de belangrijke partners.

3. Overdracht

Het is voor het succes van het project van groot belang om voor een oplossing te zorgen die aan de verwachtingen van de eigenaar gaat voldoen. Dit is een voorwaarde voor een succesvolle overdracht en daarmee een succesvolle afronding van het project. De volgende factoren zijn hierin erg belangrijk:

  • Gecommitteerde eigenaar: Degene die de verandering/oplossing wil, is eindverantwoordelijk voor de organisatorische implementatie. Hij bepaalt de succescriteria, beoordeelt de oplossing ter acceptatie en zorgt voor draagvlak in de organisatie (gebruiker + beheer).
  • Betrokkenheid eindgebruikers: de eindgebruikers zijn tijdens de uitvoering van het project actief betrokken en helpen mee om een oplossing te maken die voor hen gaat werken.
  • Betrokkenheid beheerorganisatie: de beheerorganisatie is tijdens de uitvoering van het project actief betrokken en helpt bij de realisatie van een voor hen beheerbare oplossing.
2018-08-23T19:19:24+00:00